Denne siden gir praktisk informasjon til fagmiljøer som ønsker å etablere en bilateral samarbeidsavtale med en utenlandsk institusjon.
Studieavdelingen ved SiT er saksbehandler når det gjelder inngåelse av bilaterale samarbeidsavtaler hvor studentmobilitet er utgangspunkt for samarbeidet.
Forskningsavdelingen er saksbehandler når det i hovedsak dreier seg om forskningssamarbeid. Ved behov vil disse enhetene konsultere hverandre.
Med kvalitetsreformen, og dens fokus på studentutveksling er det oppstått et behov for flere avtaler for spesielt at regulere studentutveksling. Samtidig er det større krav til forvaltning og rapportering av avtaler da studentmobilitet er en av parameterne i budsjetttildelingen fra Kunnskapsdepartementet.
Hvorfor avtaler?
En bilateral avtale innebærer en formalisering av eksisterende eller planlagt samarbeid med en utenlandsk institusjon. En avtale signaliserer at partneren er en offisiell og prioritert samarbeidspartner. Avtalen skal slå fast samarbeidets art og hvilke gjensidige forpliktelser man har innenfor samarbeidet. En avtale innebærer dermed et element av forutsigbarhet og varighet.
I en del tilfeller vil en slik avtale også kunne innebære muligheter for økonomisk støtte, enten for partneren eller en selv. I Norge har f.eks. den nye finansieringsmodellen for universitetene medført at man får mobilitetstillegg for studentutveksling, men kun innenfor avtaler. Med andre ord "lønner det seg" å ha avtaler når det gjelder studentutveksling.
Man bør imidlertid alltid vurdere den konkrete nytten eller interessen for en avtale. Det er lov å si nei til et utenlandsk universitet dersom det ikke er noen interesse for NMBU. NMBUs hovedregel er å ikke inngå avtaler med mindre det er minst ett fagmiljø som ønsker å forplikte seg i samarbeidet. Vær oppmerksom på at en avtale alltid også vil medføre en del forpliktelser i form av besøk til NMBU, henvendelser om informasjon etc. En avtale krever oppfølging og vedlikehold.
Hvilke ulike typer av bilaterale avtaler finnes?
Grovt sett kan man ofte skille mellom to hovedtyper av bilaterale avtaler: generelle samarbeidsavtaler og utvekslingsavtaler.
Generelle samarbeidsavtaler omtales gjerne som "Memorandum of Understanding” (MoU). Dette er som oftest ganske kortfattede intensjonsavtaler som utgjør et formelt rammeverk for samarbeid innen forskning eller utdanning.
Det åpnes her som regel for alle former for samarbeid uten å spesifisere nærmere. Dokumentet har i de fleste tilfeller en nokså symbolsk betydning og innebærer i seg selv ingen forpliktelser eller konkretiseringer.
Ofte vil en slik avtale ligge til grunn for andre underliggende avtaler som spesifiserer mer konkret samarbeid, enten det er forskning, studentutveksling eller samarbeid knyttet til et bestemt fagmiljø. Disse har ofte form av et Letter of Agreement eller Memorandum of Agreement.
NMBU-mal for generelle samarbeidsavtaler (MoU)
Dersom man ønsker å inngå samarbeid med en større institusjon hvor ulike typer samarbeid eller flere miljøer kan være aktuelt på sikt, anbefales ofte en slik rammeavtale i bunnen. Da kan for eksempel spesifiserte utvekslingsavtaler eller tilslutningsavtaler for et bestemt fagmiljø inngås lokalt i etterkant.
Utvekslingsavtaler er som oftest forholdsvis detaljerte fordi de sier noe om hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår. Bilaterale utvekslingsavtaler må forhandles i hvert enkelt tilfelle. Avtalene innebærer et sterkt element av forpliktelse og krever derfor at man forhandler og går nøye igjennom hva man faktisk forplikter seg til. Detaljene her er viktige fordi man må sikre forutsigbarhet og ikke minst unngå ubehagelige misforståelser i ettertid.
Når det gjelder avtaler om studentutveksling skiller man gjerne mellom Europa og den øvrige verden. Innenfor Europa foregår så og si all utveksling innenfor enten Erasmus (Europa) eller Nordplus (Norden) på grunn av de gode stipendordningene. Her inngås standardiserte avtaler direkte mellom fagmiljøene i tråd med programmets spesifikasjoner.
Study abroad-avtaler er en underkategori av avtaler på feltet studentmobilitet, som egentlig ikke er utveksling i tradisjonell forstand. Dette er avtaler som innebærer at man sender studenter på delstudier til utenlandske institusjoner hvor de må betale skolepenger. Dette er aktuelt i land (i stor grad engelsktalende) der man av økonomiske grunner er restriktive når det gjelder å motta "gratisstudenter" gjennom vanlig utveksling.
Slike avtaler er da som oftest ikke gjensidige, og dermed ikke optimale for NMBU (bidrar ikke til internasjonalisering av egen campus og ensidig mobilitet gir tap i studiepoengsproduksjon for NMBU). Det kan imidlertid være en løsning for å få nok plasser ved institusjoner hvor man ønsker å sende studentene – og hvor studentene selv ønsker å dra.
Lånekassen gir støtte til skolepenger inntil en viss sum pr. år for studentene, hvorav 70 % er stipend og 30 % lån. Les mer om dette på Lånekassens sider. NMBUs study abroad-plasser bør helst ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, gjerne gjennom forhandling om reduserte priser. I en del land kan dette imidlertid være vanskelig å få til.
Study abroad kan nedfelles i en egen avtale eller inkorporeres i en utvekslingsavtale som for eksempel åpner for noen gratisplasser og et større antall betalingsplasser. Dette må man fremforhandle med hvert enkelt universitet.
Hvem kan undertegne en bilateral avtale?
Ved NMBU er det praksis at rektor i kraft av sitt embete undertegner bilaterale avtaler. Unntak fra dette er Erasmus-avtaler. De bilaterale Erasmus-avtalene undertegnes av studiedirektøren.
Rektors underskrift forutsetter at det parallelt med avtalen sendes inn et notat/skjema fra relevant institutt som beskriver bakgrunnen for samarbeidet samt planer på sikt. Dette som et ledd i kvalitetssikringen av avtale ved inngåelse og fornyelse. Skjemaet skal følge saken.
Saksbehandlende instans for utvekslingsavtaler er SiT, Studieavdelingen.
Dersom det primært dreier seg om forskningssamarbeid, er Forskningsavdelingen saksbehandler (Joanna Boddens-Hosang). Disse kan bistå med råd i prosessen og er også de som klarerer avtaleteksten før rektor undertegner.
Alle avtaler skal arkiveres i FS og P360. SiT er behjelpelig med dette.
Andre avtaler
Dette er f.eks. samarbeid om utvikling av felles lærerplaner, utvikling av fellesgrader og avtaler for utveksling av teknisk-administrativt personale (staff exchange). Avtaler som regulerer utveksling av teknisk-administrativt personale vil som regel være en del av avtale om studentutveksling eller forskningsaktivitet.