Avslutning av ph.d.-utdanningen

Graden philosphiae doctor (ph.d.) tildeles på grunnlag av:

• Godkjent opplæringsdel (minimum 30, maksimum 60  studiepoeng)
• Godkjent vitenskapelig avhandling
• Godkjent prøveforelesning over et oppgitt emne
• Godkjent forsvar av avhandlingen i en offentlig disputas

Informasjonen her gjelder alle ph.d.-kandidater ved NMBU, unntatt kandidater ved ph.d.-programmet i Veterinærvitenskap (VET) som skal følge rutiner og informasjon beskrevet på programmets egne nettsider.

Innlevering, bedømmelse og doktorgradsprøve - trinn for trinn

Trinn 1. Før du søker om å få avhandlingen bedømt må opplæringsdelen være godkjent av fakultetet 
Trinn 2. Innen avtalt frist leverer du avhandlingen til fakultetet og søker om å få den bedømt 
Trinn 3. Fakultetet, ved dekanen, oppnevner bedømmelseskomite etter forslag fra hovedveileder 
Trinn 4. Bedømmelseskomiteen evaluerer avhandlingen 
Trinn 5. Blir avhandlingen godkjent kan du eventuelt søke om "errata", du skal lage pressemelding og sende avhandlingen til trykkeriet 
Trinn 6. Den trykte avhandlingen gjøres offentlig tilgjengelig før disputas 
Trinn 7. Nå er du klar for doktorgradsprøven som består av prøveforelesning og offentlig disputas

Etter fullføring av graden - to trinn du ikke har ansvar for

Trinn 8. Tildeling av grad og vitnemål tar Forsknings- og innovasjonsavdelingen seg av så snart disputasen er overstått
Trinn 9. Doktorgradsseremonien arrangeres én gang i året og du får invitasjon i løpet av sommeren.

• Trinn 1. Før du søker om å få avhandlingen bedømt må opplæringsdelen være fullført, og godkjent av fakultetet

  Opplæringsdelen må være godkjent av fakultetet før du kan levere avhandlingen din og få den bedømt.
  
  Hvis du har gjennomført opplæringsdelen slik den var planlagt og har blitt godkjent av fakultetet underveis i ph.d.-utdanningen, er dette punktet i orden når du kommer så langt at du vil levere avhandlingen.
  
  Dersom innholdet i opplæringsdelen avviker fra tidligere godkjent utdanningsplan, må du fylle ut og levere NMBU 3.2 Søknad om godkjenning av fullført opplæringsdel sammen med avhandlingen og søknaden om å få avhandlingen bedømt (se nedenfor).

• Trinn 2. Innlevering av avhandlingen og søknad om å få den bedømt

  Innen den avtalte fristen forventes det at du leverer avhandlingen til fakultetet og søker om å få den bedømt.
  
  Vil du sjekke hvilke formelle krav som stilles til en ph.d.-avhandling, er de beskrevet i ph.d.-forskriften § 10.
  
  I forkant av innleveringen bestiller du ISBN-, ISSN-, og "Thesis"-nummer hos Universitetsbiblioteket (biblioteket@nmbu.no). Disse numrene skal stå på forsiden av avhandlingen. Årstallet i Thesis-nummeret skal tilsvare disputasåret ditt. Leverer du avhandlingen i desember 2024, får den nummeret XX-2025.

  Du skal levere følgende dokumenter:

  a) NMBU 4.2 Innlevering av avhandling med bekreftelse fra hovedveileder på at avhandlingen er klar til å leveres for bedømmelse.
  
  b) Elektronisk versjon av avhandlingen (PDF-format). Den elektroniske versjonen arkiveres, og sendes til bedømmelseskomiteen av fakultetet.
  
  c) Du skal levere dette hvis det er relevant i ditt tilfelle:

  • Hvis noen emner/kurs/aktiviteter du har gjennomført ikke er forhåndsgodkjent av fakultetet, må du levere NMBU 3.2 Søknad om godkjenning av fullført opplæringsdel, se punkt 1.
  • Hvis du har medforfattere på deler av avhandlingen din må du levere NMBU 4.3 Medforfattererklæring.
  • Ved "fellesarbeid" må du levere en redegjørelse fra hovedveileder for hvilke deler av avhandlingen som er ditt individuelle bidrag. Et fellesarbeid er én avhandling med flere ph.d.-kandidater som forfattere.
  • Hvis forskningsarbeidet ditt har vært avhengig av godkjenninger/tillatelser må du levere dokumentasjon på at du har innhentet nødvendige tillatelser.

  Mer om medforfattererklæringer

  Ved innlevering av en avhandling hvor det inngår "delarbeider" (det vil si manuskripter eller artikler) som er forfattet av flere i fellesskap, skal du for hvert slikt delarbeid legge ved en erklæring, NMBU 4.3 Medforfattererklæring. I medforfattererklæringen beskriver du kort din egen og den enkelte medforfatters selvstendige innsats i manuskriptet eller artikkelen, og hver enkelt medforfatter må signere eller på annen måte skriftlig bekrefte at hen er enig i innholdet.
  
  Det er ditt ansvar å innhente slike forfattererklæringer. Du kan sette sammen flere likelydende signerte/bekreftede erklæringer til ett dokument per manuskript/artikkel når du leverer medforfattererklæringene til fakultetet.

• Trinn 3. Oppnevning av bedømmelseskomité

  Fakultetet har ansvar for å oppnevne en sakkyndig bedømmelseskomité som får i oppgave å bedømme avhandlingen din, eventuelt prøveforelesningen, og disputasen.

  Kravene til en bedømmelseskomité er omtalt i ph.d.-forskriften § 13.

  Hovedveilederen din skal i god tid før innleveringen, fremme et begrunnet forslag til sammensetning av komité ved hjelp av NMBU 4.1 Forslag til bedømmelseskomite. Du skal underrettes om forslaget og du har anledning til å komme med skriftlige merknader, senest innen fem arbeidsdager etter at forslaget er gjort kjent for deg. Fakultetet vurderer så merknadene dine og tar en beslutning om oppnevningen skal endres eller ikke.  

• Trinn 4. Bedømmelse av avhandlingen

  Etter innleveringen oversender fakultetet avhandlingen til bedømmelseskomiteen, som først leser gjennom den og vurderer den hver for seg, og deretter i fellesskap.

  Hvordan bedømmes avhandlingen?

  Doktorgradsavhandlinger som leveres ved NMBU skal bedømmes etter NMBUs ph.d.-forskrift, og fakultetenes veiledere for bedømmelse av avhandlinger. Det finnes i tillegg nasjonale retningslinjer for bedømmelsen av norske doktorgradsavhandlinger og doktorgradskandidater, som skal sikre at ph.d.-kandidater ved norske universiteter blir bedømt "på samme måte" (uten at dette hindrer at det tas hensyn til disiplin- og fagspesifikke særtrekk og standarder). Disse retningslinjene blir også alltid gjort kjent for bedømmelseskomiteens medlemmer.

  Veiledere for bedømmelse av avhandlinger

  Fakultetene ved NMBU har laget egne veiledere for bedømmelse av avhandlinger. Se lenke til veileder fra ditt fakultet her:

  • Fakultet for biovitenskap (BIOVIT)
  • Handelshøyskolen (HH)
  • Fakultet for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (KBM)
  • Fakultet for landskap og samfunn (LANDSAM)
  • Fakultet for realfag og teknologi (REALTEK)
  • Veterinærhøgskolen (VET)

  Bedømmelseskomiteens innstilling

  Komiteen skal innen den fristen som er satt levere en felles, begrunnet innstilling til fakultetet ved hjelp av NMBU 4.4 Bedømmelse av avhandlingen.

  Av innstillingen skal skal det gå klart fram om komiteen:

  • a) Tilrår at avhandlingen godkjennes for disputas.
  • b) Foreløpig ikke tilrår godkjenning av avhandlingen, men tilrår at ph.d.-kandidaten gis tillatelse til en mindre omarbeiding. Fakultetet kan da gi ph.d.-kandidaten en frist på inntil 3 måneder til omarbeiding. Bedømmelseskomiteen skal innen seks (6) uker fra de mottar den omarbeidete avhandlingen avgi sin endelige innstilling.
  • c) Tilrår at avhandlingen underkjennes. En underkjent ph.d.-avhandling, kan bedømmes i omarbeidet utgave tidligst seks (6) måneder etter at fakultetet har fattet vedtak om underkjenning.

  Fakultetet tar en beslutning basert på innstillingen og reglene i ph.d.-forskriften § 15, og du får umiddelbart beskjed om resultatet av bedømmelsen, og hva som skjer videre.

• Trinn 5. Avhandlingen er godkjent, hva gjør du nå?

  Pressemelding

  NMBU ønsker å bekjentgjøre og markedsføre doktorgradsarbeid som gjøres ved universitetet. Så snart avhandlingen er godkjent, kan du fylle ut et pressemeldingsskjema som du sender til kontaktpunktet som er listet opp i skjemaet. Fakultetets kommunikasjonsrådgiver vil ut i fra den jobbe videre med en omtale i forkant av disputasen.

  I pressemeldingsskjema får du tips til hvordan du kan beskrive arbeidet ditt på en måte som gjør at leseren kan få et innblikk i hva som er gjort og oppnådd, og hva det kan brukes til.

  Du kan søke om å rette opp formelle feil før du sender avhandlingen til trykkeriet

  Når avhandlingen er godkjent av bedømmelseskomitéen kan du sende den til trykkeriet, men det kan også hende det er noen småting du gjerne skulle ha fikset på før trykkingen.

  Hovedregelen er at en avhandling må bli trykket nøyaktig slik den ble innlevert. Men ph.d.-forskriften sier også at du - én gang - kan søke fakultetet om tillatelse til å rette såkalte "formelle feil" eller "errata", som tegnsetting og skrivefeil, i den godkjente versjonen av avhandlingen som skal offentliggjøres.

  Til dette skal du bruke NMBU 4.6 Errata, og i skjemaet/søknaden fyller du ut en liste som viser alle rettingene du ønsker å gjøre i avhandlingen.

  Frist for å søke om retting av formelle feil er fem arbeidsdager etter at du har mottatt fakultetets beskjed om resultatet av bedømmelsen. Du får svar fra fakultetet, og dersom ikke alle rettingene er godkjent, kan du kun gjøre de endringene som er godkjent.

  Fakultetet informerer bedømmelseskomiteen om den godkjente errata-søknaden, slik at endringer i den trykte versjonen ikke kommer overraskende på komiteen (f.eks. under disputasen) og du i verste fall blir mistenkt for å ha prøvd å jukse.

  • Dette regnes som formelle feil det er lov til å korrigere:
  • - Skrivefeil og rene språkfeil som gjør teksten språklig ukorrekt
  • - Manglende tegnsetting, feil i referanser
  • - Sidelayout, tekstformat o.l.

  • Det er ikke lov til å:
  • - Presisere eller endre meningsinnholdet i teksten
  • - Gjøre endringer i innholdet i tabeller
  • - Bytte versjon eller endre status på manuskripter/artikler som inngår i ph.d.-avhandlingen. For eksempel kan ikke en artikkel med status "in press" byttes ut med tidsskriftets trykte versjon og endre status til "published" i forkant av trykkingen.

  Sende avhandlingen til trykkeriet

  Du bestiller selv trykking av avhandlingen din. Det finnes et skjema for dette også; Bestille trykking av godkjent avhandling hos Andvord Grafisk AS (word-dokument). Bestillingsskjemaet sender du på e-post til trykkeriet. Ressursnummer for bestillingen må stå på bestillingen for at trykkeriarbeidet kan starte.

  Trykkeriet har NMBUs offisielle mal, og utformer omslaget til avhandlingen. Trykkeriet trykker opp det antallet papirversjoner av avhandlingen som du bestiller, og sender også en elektronisk versjon av avhandlingen tilbake til deg ("trykke-klar PDF-fil") per e-post.

  Dersom avhandlingen skal trykkes på norsk, eller du disputerer for dr.philos.-graden, må du gi tydelig beskjed om dette til trykkeriet slik at de velger riktig mal.

  Trykkeriet sender 3 eksemplarer av den ferdig trykte avhandlingen til Nasjonalbiblioteket og 1 eksemplar til Universitetsbiblioteket ved NMBU. Dette antallet tas ut av bestilt beholdning.

  Dette skal du levere til fakultetets ph.d.-rådgiver, for arkivering:

  • Elektronisk pdf-versjon av hele den endelige, trykte versjonen av avhandlingen, med omslag ("trykke-klar PDF-fil"). 
  • 1 papireksemplar (eller flere) av den ferdig trykte avhandlingen. Antallet eksemplarer avtales mellom deg og fakultetet.
  • Kvittering for opplasting av avhandlingen i NMBU Brage (se punktet nedenfor om opplasting og elektronisk tilgjengeliggjøring av avhandlingen i NMBU Brage).
• Trinn 6. Offentliggjøring av avhandlingen

  Avhandlingen din skal være "offentlig tilgjengelig" senest to uker før det offentlige forsvaret (disputasen). Dette er regulert i NMBUs ph.d.-forskrift § 16 og også i alle andre norske universiteters forskrifter. Det kan ikke legges restriksjoner på offentliggjøring av en doktorgradsavhandling, med unntak av en på forhånd avtalt utsettelse av datoen for offentliggjøring (på inntil 4 måneder).

  En ekstern part, for eksempel en bedrift eller virksomhet som har finansiert forskningen/forskerutdanningen, kan ikke stille krav om at hele eller deler av ph.d.-avhandlingen permanent unntas offentlighet. 

  De som ønsker å se avhandlingen før disputasen må henvende seg til fakultetet eller til biblioteket ved NMBU.

  Opplasting og elektronisk tilgjengeliggjøring av avhandlingen i NMBU Brage

  Alle doktorgradsavhandlinger skal publiseres og tilgjengeliggjøres. Ph.d.-avhandlingen skal gjøres tilgjengelig digitalt gjennom NMBUs vitenarkiv Brage. Tilgjengeliggjøring i Brage betyr synliggjøring av deg og din forskning for forskningsmiljøer nasjonalt og internasjonalt. Avhandlingen oppbevares i Brage og vil alltid være tilgjengelig via en permanent nettadresse.

  Opplasting og elektronisk tilgjengeliggjøring av ph.d.-avhandlinger i NMBU Brage foregår i tre ledd:

  • Du laster opp trykkeriets elektroniske PDF-versjon av avhandlingen i NMBU Brage før disputas. Du kan ved opplasting velge å forbeholde deg retten til å utsette elektronisk tilgjengeliggjøring (på internett) i inntil to (2) år fra disputasdato. 
  • Etter godkjent disputas, kvalitetssikrer Universitetsbiblioteket avhandlingen du har lastet opp. Universitetsbiblioteket tar alltid hensyn til kandidatens ønsker og også til de begrensninger som utgiver setter for tilgjengeliggjøring av publiserte artikler og annet.
  • Avhandlingen blir elektronisk tilgjengelig på internett på det tidspunktet du har satt under opplasting og/eller når embargo-tid som er satt av forlaget har gått ut. Avhandlingen vil ikke være søkbar eller tilgjengelig "for alle" på internett før dette tidspunktet er passert.

  Se hvordan du laster opp avhandlingen i NMBU Brage her.

  Kontakt Universitetsbiblioteket for mer informasjon (brage@nmbu.no).

  Arkivering og tilgjengeliggjøring av forskningsdata

  Forskningsdata som ligger til grunn for den vitenskapelige avhandlingen skal oppfylle FAIR-prinsippene (Findable, Accessible, Interoperable, and Reusable), og være så åpne som mulig og så lukkede som nødvendig (jf. Retningslinjer for håndtering av forskningsdata ved NMBU).

  NMBU Open Research Data eller tilsvarende forskningsdataarkiv skal benyttes for arkivering og eventuell tilgjengeliggjøring av forskningsdata.

• Trinn 7. Doktorgradsprøven; prøveforelesning og disputas

  Når avhandlingen din er godkjent og offentliggjort, er du klar for doktorgradsprøven.

  Doktorgradsprøven består av to deler: Prøveforelesning og offentlig forsvar av avhandlingen = disputas. Dette kan enten foregå på en og samme dag, eller være fordelt over to atskilte tidspunkter. Her har fakultetene litt ulike regler, som alle er innenfor det felles rammeverket til NMBU, ph.d.-forskriften.

  Fakultetet sørger for annonsering på NMBU.no. Hvis du ikke allerede har gjort det, må du senest 14 dager før disputas fylle ut og levere pressemeldingsskjema til kontaktpunktet som er listet opp i skjemaet, slik at det kan lages en omtale av arbeidet ditt.

  Prøveforelesning

  Du skal før disputasen prøveforelese over et oppgitt emne/tema. Dette er en selvstendig del av doktorgradsprøven. Hensikten er å prøve din evne til å tilegne deg kunnskaper ut over avhandlingens tema og evnen til å formidle kunnskapene i en forelesningssituasjon. Forelesningen skal vare 45 minutter. Det faglige nivået på forelesningen skal tilpasses masterstudenter eller studenter i sluttfasen av en femårig profesjonsutdanning. Spør hovedveileder om du er usikker på hva dette betyr.

  Tittelen på prøveforelesningen bestemmes av bedømmelseskomiteen og kunngjøres for deg 10 arbeidsdager før prøveforelesningen. Emnet/temaet skal ikke stå i direkte forbindelse med temaet for doktorgradsarbeidet. Prøveforelesningen skal holdes på engelsk eller norsk med mindre et annet språk er godkjent av fakultetet på forhånd.

  Fakultetet bestemmer tidspunktet for prøveforelesningen. Prøveforelesningen kan holdes i sammenheng med (dagen før eller på samme dag som) disputasen, eller på et tidligere tidspunkt. Dersom prøveforelesningen holdes i sammenheng med disputasen, vurderer bedømmelseskomiteen selv forelesningen og avgjør om den er bestått eller ikke bestått (se nedenfor). Dersom prøveforelesningen ikke holdes i sammenheng med disputasen, oppnevner fakultetet en egen komité som vurderer forelesningen.

  Når prøveforelesning og disputas IKKE holdes i sammenheng, vurderer bedømmelseskomiteen prøveforelesningen ved hjelp av NMBU 4.5a Bedømmelse av prøveforelesning. Når prøveforelesning og disputas holdes i sammenheng vurderer bedømmelseskomiteen prøveforelesningen ved hjelp av NMBU 4.5c Bedømmelse av prøveforelesning og disputas. (Begge disse skjemaene finnes kun på engelsk, selv om de her har norsk navn.)

  Prøveforelesningen må være bestått før du kan gjennomføre disputasen.

  Offentlig disputas

  I disputasen skal du kort presentere forskningsarbeidet ditt, og deretter "forsvare det". Det betyr ikke at bedømmelseskomiteen skal angripe deg, og at du skal forsvare deg, men at det skal foregå en faglig diskusjon mellom bedømmelseskomiteen (opponentene) og deg (doktoranden) om problemformuleringer, metodisk, empirisk og teoretisk grunnlag, dokumentasjon og framstillingsform. Komiteen skal legge spesiell vekt på å få etterprøvd holdbarheten av viktige konklusjoner du har trukket i ditt arbeid.

  Problemstillingene som opponentene velger å ta opp til drøfting, behøver ikke være begrenset til de som er omtalt i komiteens uttalelse om avhandlingen. Etter at bedømmelseskomiteen har avsluttet sin "opposisjon", og du har fått anledning til å forsvare avhandlingen, gir disputaslederen de øvrige tilstedeværende anledning til å stille spørsmål eller kommentere (såkalt "ex auditorio").

  Dersom prøveforelesningen ikke har vært holdt i sammenheng med disputasen, vurderer bedømmelseskomiteen disputasen ved hjelp av NMBU 4.5b Bedømmelse av disputas. Dersom prøveforelesningen har vært holdt i sammenheng med disputasen, vurderer bedømmelseskomiteen både prøveforelesning og disputas på samme skjema, NMBU 4.5c Bedømmelse av prøveforelesning og disputas.  (Begge disse skjemaene finnes kun på engelsk, selv om de her har norsk navn.)

• Trinn 8. Tildeling av grad og vitnemål

  Når alle deler av doktorgradsutdanningen er godkjent, tildeles du graden philosophiae doctor (ph.d.) av rektor.

  Forskningsavdelingen utsteder vitnemål fortløpende og tar kontakt med deg når dette arbeidet foregår.
  
  Vitnemålet inneholder opplysninger om hvilket ph.d.-program du har gjennomført, eventuell studieretning innenfor programmet, tittelen på avhandlingen, tema for prøveforelesningen, godkjente emner/kurs og andre aktiviteter i opplæringsdelen, veilederne dine og bedømmelseskomiteens medlemmer.

  Det er flere instanser involvert i tildelingen av graden og utstedelsen av vitnemål, derfor tar minst 1-2 uker å utstede vitnemål og tilhørende dokumenter. Er du utålmodig, ta kontakt med forskerutdanning@nmbu.no.

  Du får et digitalt signert vitnemål tilgjengelig i Vitnemålsportalen

  Fra og med våren 2023 utstedes det digitalt signert vitnemål, og vitnemålstillegg (Diploma Supplement), til ph.d.-kandidater som har permanent norsk fødselsnummer. Det digitalt signerte vitnemålet og vitnemålstillegget finner du i den nasjonale Vitnemålsportalen som (to separate) PDF-dokumenter.

  Om Vitnemålsportalen

  Vitnemålsportalen er en digital tjeneste, utviklet på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet. Her kan tidligere og nåværende studenter selv hente ut verifiserte resultater fra høyere utdanning og dele dem med studiesteder, potensielle arbeidsgivere og andre aktuelle parter. Vitnemålsportalen gjør det enkelt å vise fram oppnådde grader og karakterer når du søker jobb eller videre studier.

  Du logger på Vitnemålsportalen via ID-porten (MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides) eller Feide (Felles Elektronisk IDEntitet i utdanningssektoren). Når du er logget inn vil systemet hente opp alle dine resultater, direkte fra studiestedenes databaser. Det er kun du som har tilgang til dine resultater, og en mottaker vil kun se dine resultater dersom du har gitt tilgang til dette.

  I Vitnemålsportalen kan du generere en lenke som du kan sende til ønsket mottaker, eller du kan laste ned og lagre resultatene dine som en PDF-fil med en digital sikret signatur. Du kan velge hvilket språk du ønsker resultatet skal vises på (bokmål, nynorsk eller engelsk). 

  Hva hvis du likevel mener du trenger et papirvitnemål?

  Hvis du, etter at du har fått et digitalt vitnemål, bestiller et vitnemål på papir, vil PDF’en som lå i Vitnemålsportalen bli overskrevet og papirvitnemålet vil bli ditt gyldige vitnemål. Du vil fortsatt kunne benytte Vitnemålsportalen til å sende resultater, men det vil altså ikke lenger være et digitalt signert vitnemål i Vitnemålsportalen.

  Vi oppfordrer deg til å benytte det digitalt signerte vitnemålet og til å la være å bestille vitnemål på papir, med mindre du tilhører en av disse to gruppene:

  1. - Personer uten varig norsk bankID (MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides).
  2. - Personer som skal bruke utdanningen sin i land som ikke godtar dokumenter med digital signatur.

• Trinn 9. Doktorgradsseremonien

  NMBU holder doktorgradsseremoni for nye doktorander én gang i året (september), og er en formell åpen seremoni som varer ca to timer, med etterfølgende festmiddag for doktorer og spesielt inviterte. Invitasjoner sendes per e-post. 

  I år finner arrangementet sted 20. september 2024. Den to timer lange seremonien er åpen for publikum. En formell bankettmiddag følger etter for doktorer og inviterte gjester.

  Alf Bjørseths inspirasjonspris deles også ut under doktorgradsseremonien hvert år, mens Forskningsprisen dels ut annethvert år.

  Doktorgradsmiddag og skattefradrag

  Fra og med skatteåret 2023 er det ikke lenger mulig å få fradrag for utgifter i forbindelse med trykking av avhandlingen og doktorgradsmiddag.