Retningslinjer for utendørsarrangementer

Det er et uttalt mål å øke aktiviteten på campus. For at parken og øvrige deler av campus skal tåle dette er det vesentlig at alle følger disse retningslinjene. Retningslinjene gjelder for alle arrangementer og skal følges av studenter, ansatte og eksterne aktører.

Søknad om arrangementer og behov for adgangsbegrensning

Det er mulig å bruke parken til ulike typer offentlige arrangementer. Søknad om å låne parken til et slikt formål må sendes Eiendomsavdelingen god tid i forveien. Dersom du ønsker å holde et arrangement eller aktivitet på NMBUs eiendom utenfor parkområdet, skal du også kontakt Eiendomsavdelingen.

Parken på campus er et offentlig område og skal fortrinnsvis være tilgjengelig for alle. Dersom avsperring av arealer er nødvendig i forbindelse med et arrangement, må tillatelse om avsperring innhentes samtidig med søknad. NMBU vil vurdere aktiviteten i hvert tilfelle og gi tilbakemelding.

Offentlige tillatelser

Arrangør er selv ansvarlig for innhenting av alle nødvendige offentlige tillatelser, herunder også nødvendig varsling av kommuneoverlegen, politiet og brannvesenet. Dokumentasjon oversendes EIA uoppfordret.

Salg

Kommersielt salg i parken tillates ikke.

Overnatting

Det er ikke tillat å overnatte i NMBUs parkområde, hverken i telt eller på annen måte.

Vielser

Henvendelser om vielser rettes Vitenparken. For øvrig gjelder samme retningslinjer som i dette dokumentet.

Alkohol og skjenking

Det er i utgangspunktet ikke lov å nyte eller servere alkohol i parken. I Norge er det forbudt å drikke alkohol på offentlig plass. Ifølge alkohollovens §8-9 er det ikke lov å drikke alkohol på «gate, torg, vei, i park eller på annen offentlig plass». Unntak krever skriftlig tillatelse fra NMBU. I tillegg kan det kreves bevilling for alkohol og servering fra Ås kommune. Idrettsanleggene Storebrand og Lillebrand er rusfrie soner.

Riggplan

Til alle arrangementer som skal foregå i parken må det lages en riggplan/tegning. Planen bør utformes som et kart som viser hvilke arealer som skal brukes og hvor aktiviteter er tenkt, elementer og utstyr er plassert. Bruk gjerne kart i Mazemap. Parkenhetens representant skal gå gjennom riggplanen med arrangør før rigging starter. Arrangøren og parkenheten møtes til ny befaring etter nedrigging av større arrangementer.

Aktiviteter og utstyr bør tilpasses og plasseres på arealer som tåler bruken eller er tilrettelagt for dette, som å bruke arealer med grus og asfalt framfor gressplener. I perioder med mye nedbør tåler gresset mye mindre. Det er viktig å ha en plan B. Lillebrand kan i mange tilfeller være egnet. Tunet, grusplassene foran og bak Urbygningen har stor tåleevne.

Befaring

Parkenheten representant skal inviteres til befaring i forkant og i etterkant av arrangementet. Ved alle større arrangementer skal det inviteres til koordineringsmøte med alle involverte parter i god tid før arrangementet.

Uforutsette hendelser og skader

Ved uforutsette hendelser skal vekter kontaktes umiddelbart på telefonnummer: 986 91 113 eller teknisk vakt telefonnummer: 905 31 072. Kostnader som skyldes arrangørens egne forhold belastes arrangør. Arrangøren skal melde fra om eventuelle skader til Eiendomsavdelingen så snart som mulig. Eventuell utbedringsmåte skal godkjennes av NMBU før tiltak iverksettes.

Hensyn til vegetasjon

Unngå alltid ferdsel i blomsterbed, staude- og buskfelt. Trær skal ikke brukes som stativer til oppheng. Kjøring og lagring av utstyr må planlegges slik at man verner rotsonen. Bruk trykkfordelende plater. Lagring av utstyr skal ikke skje i dryppsonen til trær. Se skisse under. For alle trær gjelder huskeregelen ”minst fem meter fra stammen” og utenfor dryppsonen. Fem meter er en minsteavstand, men noen ganger må du starte enda lengre ut fra stammen. Der parkenheten unntaksvis har tillatt oppheng av lys, er monteringen utført av trepleier og alle kostnader dekket av arrangøren.

Retningslinjer for bruk av arealer under trær

Retningslinjer for utendørsarrangementer på campus, spesikt under og rundt trær. Skisse: NMBU

Trykkfordelende (kjøre-)plater under installasjoner på plen bør være tilstrekkelig dimensjonert for å unngå komprimering. Parkenheten har et mindre antall kjøreplater som kan lånes ut.

Det skal ikke kjøres på plener med mindre det er lagt ut trykkfordelende plater. Ved arrangementer kan det være nødvendig at felt med blomster, busker og trær gjerdes inn. Det kan også være nødvending å beskytte mot tråkk og kjøreskader. Eksempler kan være arrangementer med mye publikum eller arrangementer med skjenkebevilling.

Kabler skal ikke legges i blomsterbed/plantefelt eller henges i trær. Over vei, gangvei eller plass skal kabler skal alltid legges under midlertidig kabelgate. På grunn av brøyting om vinteren kan det bli stilt ytterlige spesielle krav til hvordan kabler skal legges, for eks. luftspenn.

Grilling og båltenning

Når du følger retningslinjer, er det i utgangspunktet lov å grille i parken i forbindelse med arrangementer i regi av NMBU. Båltenning er kun tillat i bålpanne og på godkjent bålplass. Fra 15. april til 15. september gjelder nasjonalt forbud mot å gjøre opp ild i skog og mark.

Store deler av parken ved NMBU er vernet og grilling/bålbrenning kan forårsake uopprettelige skader på anlegget. Vi jobber etter føre var prinsippet for å unngå slike skader.

Dette må du passe på ved grilling/bruk av bålpanne i parken på NMBU:

  • Engangsgrill er ikke tillat i parken.
  • All grilling/bruk av bålpanne skal skje på brannsikkert og stødig underlag. Sett aldri grillen/bålpannen rett på gresset. Bruk arealer med grus, asfalt, stein eller annet ubrennbart materiale. Sørg for minst 15-20 cm fri klaring under grillen/bålpanne.
  • Så lenge grillen/bålet er tent skal det finnes tilstrekkelig slokkemiddel i umiddelbar nærhet.
  • Sikre god avstand til bygninger, vegetasjon og brennbart materiale.
  • Hold øye med grillen/bålet til enhver tid.
  • Slokk varmen med rikelig mengde vann. Et godt tips er å slokke når du er ferdig med å grille, ikke når du skal gå. Da får du sjekket om den er tilstrekkelig slokket.
  • Bruk gassgrill når mulig - det forenkler kontroll med varmen og reduserer brannfaren til et minimum.
  • I perioder med skogbrannfare skal det ikke brukes åpen ild på campus.

Kjøring og parkering

NMBU ønsker en bilfri campus. Alle deltagere og arrangøren må selv innordne aktiviteten etter de alminnelige kjøre- og parkeringsbestemmelsene som gjelder ved NMBU. Rigging og varetransport til og fra arrangementssted skal følge angitt rute i henhold til prosjekt bilfri campus. Bruker har ansvar for å skilte tydelig til parkeringsplassen. Parkering skal kun forekomme på anviste plasser.

Partytelt og møbler

Telt skal barduneres med mobile fundamenter. Teltstenger må understøttes med tilstrekkelig trykkavlastende plater for å unngå komprimering eller penetrering. Velg møbler med brede/størst mulig flate mot underlaget.

Renovasjon/avfall

Ved større mengder avfall må arrangør stille med egne beholdere og levere avfall til godkjent mottak. Vi oppfordrer til kildesortering og bevisste valg for redusert avfallsmengde.  Avfallsbeholder kan lånes/leies ved behov. Manglende opprydding etter endt arrangement vil bli belastet arrangør, minimumsgebyr er kr. 2000,-

Skilt og reklame

Arrangør kan benytte midlertidige skilt og plakater til å annonsere. Oppheng av plakater kan gjøres på informasjonstavler. Plassering av alle skilt og reklame skal framgå av godkjent riggplan. Husk å fjerne alt etter arrangementet.

Vi gjør oppmerksom på at skilt som skal plasseres langs bilvei må søkes om, hos kommunen for kommunal vei og hos fylket for fylkesvei.

Lyd

Bruk av høyttaler eller forsterket lyd er tillat mellom kl. 18.00 og kl. 23.00 på hverdager og kl. 12.00-23.00 på lørdager. Ved bruk av forsterket lyd utover dette må tillatelse innhentes hos kommuneoverlegen.

Filming og fotografering på NMBUs eiendommer

Det forutsettes at alle opptak og senere bruk følger norsk lov. Dersom det er personer som er i hovedfokus enkeltvis eller i grupper må det være hentet inn samtykke fra alle involverte.

Organisert trening og idrettsarrangementer

Egenorganisert trening i parken er tillat og trenger ikke spesiell tillatelse. Trening skal foregå hensynsfullt overfor andre brukere, arbeider i parken og uten risiko for særskilt slitasje eller annen skade.

Organisert trening og idrettsarrangementer som O-løp, terreng og gateløp kan tillates etter søknad. SiÅs har ansvaret for organisert treningstilbud for studenter på EIKA, og har ansvar for utleie og bruk av Storebrand og Lillebrand, idrettsanleggene ved Eika. For spørsmål ta kontakt på eika@sias.no.

Tilgang til NMBU sine bygninger

Det presiseres at det normalt ikke gis tilgang til NMBU bygninger/toaletter i tilknytning til eksterne arrangementer. I særskilte tilfeller, for eksempel idrettsarrangementer, kan det gis tilgang til toaletter.