Rutine for periodisk evaluering av studieprogram

Dekan og fakultetsstyret har ansvar for at det gjennomføres periodiske evalueringer* minimum hvert sjuende til tiende år og at det foreligger en oversikt/rullerende plan for evalueringene.

Rutinens formål

Den periodiske programevalueringen skal bidra med et helhetlig og eksternt blikk på programmets form og innhold. Den skal, på linje med den årlige evalueringen, være et redskap for fagmiljøene i deres arbeid med å utvikle programmet. Se beskrivelse av formål for rutinen for årlig programevaluering.

Overordnet organisering

• Vedtak av program til periodisk evaluering

  Dekan og fakultetsstyret innstiller årlig til prorektor for utdanning hvilke program som skal evalueres i fakultetets kvalitetsrapportering. Basert på vurderingen av programrapportene og fakultetets vurdering i kvalitetsrapporten, gir NMBUs studieutvalg (NMBU-SU) prorektor for utdanning råd om hvilke program som bør gjennomføre periodisk evaluering påfølgende år i forbindelse med porteføljevurderingen i oktober/november. Prorektor for utdanning fatter vedtak.

• Oppstartsmøte

  I november/desember informerer studiedirektøren fakultetene om vedtaket og muligheten for et oppstartsmøte mellom fakultetet og studiedirektøren. Fra fakultetet deltar dekan, undervisningsleder, saksbehandler/administrativ støtte og programrådsleder. Studiedirektøren utpeker en saksbehandler fra studieavdelingen sentralt som kan gi fakultetet råd om prosessen og som også deltar på møtet.

• Oppretting av sak i arkivsystem

  Fakultetet oppretter en sak i NMBUs arkivsystem ved starten av evalueringsarbeidet på fakultetet. Saksnummeret skal følge hele saksprosessen.

• Roller og ansvar på fakultetet

  Dekan er ansvarlig for at roller og ansvar i arbeidet med periodisk programevaluering plasseres i henhold til det som passer fakultetet.

• Finansiering

  NMBU gir et tilskudd til fakultetet på 150.000 kroner til gjennomføringen av evalueringen. Fakultetet dekker resterende utgifter.

• Tidsplan

  Fakultetet utarbeider selv tidsplan for arbeidet med evalueringen. Innen en gitt frist etter at den eksterne evalueringsrapporten er levert skal oppfølgingsplan oversendes prorektor for utdanning.

  Overordnet tidslinje for periodisk programevaluering

  TIDSPUNKT	AKTIVITET	ANSVAR OG INNHOLD
  Sept. (senest)	Tilråding	Programmiljø, dekan og fakultetsstyret - Planer om periodisk evaluering av program må forankres på fakultetet før det legges fram for fakultetsstyret for tilråding.
  1. okt.	Fakultetets rapportering, inkl. oversendelse av forslag til evaluering	Fakultetet - Årlig studiekvalitetsrapportering, inkl. forslag til program til periodisk evaluering.
  Okt.	NMBU-SU-sak	Prorektor for utdanning og NMBU-SU - Porteføljen for kommende studieår, inkl. tilråding av program til periodisk evaluering.
  Nov. - des.	Beskjed om periodisk evaluering	Prorektor for utdanning og studiedirektøren - Beskjed om beslutning om program til periodisk evaluering.
  Ca. des. - jan.	Oppstartsmøte	Studiedirektøren - Hvis ønskelig, oppstartsmøte med studieavdelingen, fakultetet og programmiljø.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	Nedsetting av prosjektgruppe	Fakultetet - Nedsetting av prosjektgruppe ved fakultetet.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	Prosjektgruppens arbeid	Prosjektgruppen - 1) utarbeiding av tidsplan for evalueringen, 2) utarbeiding av forslag til egenevalueringsrapport, 3) identifisering av aktuelle kandidater til evalueringskomité og sjekk av om de har mulighet og 4) utarbeiding av forslag til budsjett.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	FAK-SU-sak	Undervisningsleder og FAK-SU - Behandling av egenevalueringsrapport.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	Oversending	Fakultetet - Oversendelse av egenevalueringsrapport og forslag til evalueringskomité til prorektor for utdanning i NMBUs arkivsystem med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i SA.
  Etter oversending	Godkjenning	Prorektor for utdanning - Godkjenning av egenevalueringsrapport og komité.
  Etter godkjenning av egenevalueringsrapport og komité	Utbetaling	NMBU ved studiedirektøren - Utbetaling av tilskudd til fakultetet.
  Etter godkjenning av egenevalueringsrapport og komité	Evalueringskomitéens arbeid	Evalueringskomitéen - Gjennomføring av evaluering og utvikling av rapport som sendes til fakultetet.
  Etter mottak av evalueringsrapport	Oversendelse	Fakultetet - Oversendelse av evalueringskomitéens rapport til prorektor for utdanning i NMBUs arkivsystsem med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i SA.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	Presentasjon (anbefales)	Fakultetet og evalueringskomitéen - Presentasjon av evalueringskomitéens resultater for fakultetet/fagmiljøet anbefales. (Gi gjerne beskjed om tidspunkt til prorektor for utdanning, studiedirektøren og kontaktperson i SA.)
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	Oppfølgingsplan	Fakultetet (prosjektgruppe/programmiljø) - Vurdering av komitéens rapport, og utarbeiding av fakultetets oppfølgingsplan.
  Tidspunkt bestemt av fakultetet	FAK-SU-sak	Undervisningsleder og FAK-SU - Behandling av rapporten fra evalueringskomitéen og fakultetets oppfølgingsplan.
  Frist gitt av studiedirektøren	Oversendelse	Fakultetet - Oversendelse av oppfølgingsplanen til prorektor for utdanning i NMBUs arkivsystsem med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i SA.
  Etter oversendelse	Godkjenning	Prorektor for utdanning - Godkjenning av oppfølgingsplanen

  Forkortelser

  • FAK-SU: fakultets studieutvalg
  • NMBU-SU: NMBUs studieutvalg
  • SA: studieavdelingen

Trinn 1 - Fakultetets forarbeid

• Formålet med forarbeidet

  Formålet med fakultetets forarbeid er å finne problemstillinger rundt programmet som krever nærmere vurdering, identifisere forslag til ekstern komité og sette rammer for evalueringen. Det skal tas utgangspunkt i programrapportene for de siste fem årene og annen kunnskap fakultetet har om styrker og utfordringer i programmet.

• Prosjektgruppe

  Det nedsettes en prosjektgruppe ved fakultetet som står for gjennomføring av arbeidet med evalueringen på fakultetet. Prosjektgruppen bør ha god forankring i fagmiljøet og organisasjonen rundt programmet. Gruppen kan samsvare med programmets programråd. Det skal være minst én studentrepresentant i gruppen.

• Tidsplan

  Tidsplan for evalueringen utarbeides.

• Egenevalueringsrapport

  Prosjektgruppen utarbeider et forslag til egenevalueringsrapport som skal danne grunnlaget for den eksterne komitéens evalueringsarbeid. Egenevalueringsrapporten skal ha informasjon om og en vurdering av studieprogrammet, inneholde formålet med evalueringen, relevante problemstillinger og tema som evalueringskomitéen skal vurdere. Se respektive veiledere for egenevalueringsrapporten, med oversikt over vedlegg komitéen skal motta, i dokumentoversikten over.

• Forslag til komitémedlemmer, budsjett og ønsket leveranse

  Prosjektgruppen foreslår medlemmer av evalueringskomité, plan og budsjett for selve gjennomføringen av evalueringen og ønsket leveranse.

  Den eksterne evalueringskomitéen skal ha en sammensetning som sikrer kvalitet i evalueringen både på det aktuelle fagområdet og innen pedagogikk/didaktikk. Det anbefales å ha dialog med studieavdelingen om kandidatene til komitéen.

  Om komitéen for evaluering av gradsgivende program:

  • Minimum medvirkning fra én på professornivå og én på førsteamanuensisnivå samt fra én student. Samtlige innhentet eksternt.
  • Gjerne ha representanter fra arbeids- eller samfunnsliv. Hvis ikke må disse bidra inn i evalueringen på annen måte.
  • Kollegiale forhold som kan påvirke den objektive rollen til den eksterne komitéen skal unngås i både utvelgelse av komitémedlemmer og under besøket.

  Om komitéen for evaluering av årsenheter og andre ikke-gradsgivende program på 60 studiepoeng eller mer:

  • Studenter (minst én) og sakkyndige (minst én) som er relevante for studietilbudet innhentes eksternt.
  • Gjerne ha representanter fra arbeids- eller samfunnsliv. Hvis ikke må disse bidra inn i evalueringen på annen måte.
  • Komitéen skal settes sammen etter fakultetets behov i forhold til det enkelte studium.
  • Kollegiale forhold som kan påvirke den objektive rollen til den eksterne komitéen skal unngås i både utvelgelse av komitémedlemmer og under besøket.
• Behandling av egenevalueringsrapport i fakultetets studieutvalg

  Fakultetets studieutvalg (FAK-SU) må behandle egenevalueringsrapporten før den sendes til prorektor for utdanning.

• Oversendelse av egenevalueringsrapport og forslag til evalueringskomité til prorektor for utdanning

  Fakultetet sender egenevalueringsrapport og forslag til evalueringskomité i NMBUs arkivsystem til prorektor for utdanning med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i studieavdelingen.

Trinn 2 - Prorektors godkjenning

• Godkjenning av egenevalueringsrapport og komité, og utbetaling av tilskudd

  Prorektor for utdanning godkjenner fakultetets egenevalueringsrapport og komitéens sammensetning. Etter godkjenning utbetaler NMBU tilskuddet som fakultetet skal motta for arbeidet.

Trinn 3 - Ekstern komités arbeid

• Iverksetting av arbeid

  Etter godkjenning av fagmiljøets egenevalueringsrapport kan den eksterne komitéens evaluering iverksettes.

• Grunnlag for evalueringsarbeidet

  Programmet skal evalueres i forhold til:

  • NMBUs visjon, strategi og læringsfilosofi
  • kriteriene i Krav til gradsprogram eller Krav til ikke-gradsgivende program på 60 studiepoeng eller mer
  • fakultetets formål med evalueringen og problemstillinger slik de framkommer i egenevalueringen (bør være fokus for komitéens arbeid)
  • eventuelle andre fokusområder komitéen finner gjennom sitt arbeid og ser behov for å undersøke og belyse

  Hele eller deler av den eksterne komitéen kan besøke NMBU for å utvide informasjonsinnhentingen til også å omfatte intervjuer og møter.

• Evalueringsrapport

  Den eksterne komitéen gjennomfører evalueringen og leverer innen en gitt frist sin evalueringsrapport med konkrete forslag til tiltak. Rapporten skal ta utgangspunkt i rammene for sluttprodukt som ligger i grunnlaget for evalueringen. Det skal redegjøres for gode og svake sider ved programmet og foreslås konkrete tiltak.

• Presentasjon av resultater

  Det anbefales at den eksterne komitéen presenterer sine funn for fakultetet/fagmiljøet når arbeidet er ferdig.

• Oversendelse av ekstern evalueringsrapport

  Fakultetet sender ekstern evalueringsrapport i NMBUs arkivsystem til prorektor for utdanning med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i studieavdelingen.

Trinn 4 - Fakultetets oppfølging av komitéens evaluering

• Vurdering av komitéens rapport, utarbeiding av oppfølgingsplan, implementering og rapportering

  Dekanen er ansvarlig for at en tiltaksplan utarbeides og følges opp. Fakultetet (fagmiljøet/prosjektgruppen) vurderer evalueringskomitéens rapport og hvilke tiltak som skal følges opp og setter opp en tidsplan for dette. Fakultetet og fagmiljøet har ansvar for implementering av tiltak i etterkant av evalueringen. Det skal rapporteres om implementeringen av oppfølgingsplanen i den årlige rapporteringen om programmet.

• Behandling av komitéens evaluering og oppfølgingsplan i fakultetets studieutvalg

  FAK-SU skal behandle rapporten fra den eksterne komitéen og fakultetets oppfølgingsplan før den sendes til prorektor for utdanning.

• Oversendelse av oppfølgingsplan

  Innen en gitt frist etter at den eksterne evalueringsrapporten er levert skal oppfølgingsplan, dvs. tiltaksliste med tidsplan, sendes i NMBUs arkivsystem til prorektor for utdanning med kopi til studiedirektøren og kontaktperson i studieavdelingen.

Trinn 5 - Prorektors godkjenning

• Godkjenning av oppfølgingsplan

  Prorektor for utdanning skal godkjenne oppfølgingsplanen.

*Veterinær- og dyrepleierutdanningene følger rutinene for den periodiske evalueringen/akkrediteringen i regi av henholdsvis The European Association of Establishments for Veterinary Education (EAEVE) og ACOVENE (Accreditation Committee for Veterinary Nurse Education).