Retningslinjer NMBUs nemnd for studentsaker
1 Rettsgrunnlag
1.1. Retningslinjene er vedtatt i NMBUs styre 15. mars 2017 med utgangspunkt i universitets- og høyskoleloven § 5-1 samt § 9-1 og § 9-2. Revidert 24. april 2019. Retningslinjene er revidert med hjemmel i universitets- og høyskoleloven (2024) §§ 14-1 jf. 4-1 av universitetsstyret september 2024.
1.2. NMBU oppretter nemnd for studentsaker i medhold av universitets- og høyskoleloven § 14-1. Nemnda er en videreføring av tidligere NMBUs klagenemnd, som hermed skifter navn. Retningslinjene skal klargjøre nemndas sammensetning, myndighetsområder og arbeidsmåte med respekt av nemndas autonomi etter § 14-1 tredje ledd. Eventuelle endringer i retningslinjene må vedtas av universitetsstyret selv.
2 NMBUs nemnd for studiesaker sammensetning, oppnevning og funksjonstid
2.1. NMBUs nemnd for studentsakers sammensetning skal fylle kravene i universitets- og høyskoleloven § 14-1.
2.2. Nemndas leder og personlig vara for leder skal fylle kravene for dommere jf. domstolloven § 54 og i tillegg ha erfaring fra arbeid ved et universitet. Leder og personlig vara oppnevnes av universitetsstyret selv for 4 år av gangen.
2.3. To medlemmer og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse skal være fast ansatte i vitenskapelige stillinger ved NMBU. Disse oppnevnes av universitetsstyret for 4 år av gangen.
2.4. To aktive studenter ved NMBU og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse oppnevnes av Studenttinget for ett år av gangen.
2.5. To phd-studenter og inntil to personlige varamedlemmer for hver av disse oppnevnes for ett år av gangen av Society of Doctoral Candidates at NMBU (SoDoC). Disse skal inngå i klagenemnda som studentmedlemmer i saker som gjelder doktorgradsstudenter.
2.6. Gjenvalg er tillatt. Et medlem eller varamedlem fortsetter inntil nytt medlem er oppnevnt, selv om normal funksjonstid er utløpt.
2.7. Medlemmer av klagenemnda NMBUs nemnd for studentsaker skal kunne følge saksbehandling på norsk.
2.8. Forvaltningslovens habilitetsregler skal gjelde for medlemmer NMBUs nemnd for studentsaker.
2.9. Rektor utpeker sekretær for NMBUs nemnd for studentsaker. Sekretæren skal ha god juridisk kompetanse. Sekretæren skal fortrinnsvis ikke være organisatorisk plassert i avdelinger som ofte er involvert i nemndas saker. Rektor kan fastsette hvor stor andel av sekretærens arbeidstid som skal stå til rådighet for nemnda. Sekretæren skal ikke kunne instrueres om dette arbeidet av andre enn nemnda selv
3 NMBUs nemnd for studentsakers mandat
3.1 NMBUs nemnd for studentsaker fatter vedtak eller gir uttalelse i saker som
er tillagt nemnda etter universitets- og høyskoleloven § 14-1 jf. §§ 12-1 til 12-10 (3) med tillegg av sakstyper som fremgår av disse retningslinjer
3.2 NMBUs nemnd for studentsaker kan fatte vedtak som klageinstans i alle saker hvor studenter klager over enkeltvedtak truffet av universitetets organer og uansett i følgende sakstyper:
- a) klage fra studiesøkere over avslag på opptak til studier, når avslag er vedtatt av NMBU
- b) klage fra studenter over formelle feil ved tilrettelegging og evaluering av studentprestasjoner
- c) klage fra studenter over mangelfull oppfyllelse av lovbestemte eller kontraktsmessige forpliktelser knyttet til undervisning og evaluering av studentprestasjon/eksamen
- d) klage fra studenter over mangler ved det fysiske læringsmiljø, sett i forhold til lovbestemte plikter eller bindende planer fastsatt av universitetsstyret, med mindre saken kan behandles av NMBUs arbeidsmiljøutvalg
- e) klage fra phd-kandidater over tvungen avslutning av doktorgradsutdanning
- f) klage fra phd-kandidater over underkjent phd-avhandling eller ikke tilkjentphd-grad
- g) klage fra dr. philos-kandidater over underkjent avhandling eller ikke tilkjent dr. philos-grad.
3.3 NMBUs nemnd for studentsaker kan treffe avgjørelse om sakskostnader etter forvaltningsloven § 36 i tilknytning til nemndas saker.
3.4 NMBUs nemnd for studentsaker skal i tillegg være klageinstans i saker om klage fra ansatte eller studenter etter NMBUs valgreglement over valg til universitetets styrende organer.
4 Generelle regler om saksbehandlingen
4.1 NMBUs nemnd for studentsakers arbeid skal tilfredsstille universitets- og høyskolelovens bestemmelser i tillegg til alminnelige forvaltningsrettslige regler og prinsipper, herunder forvaltningslovens generelle bestemmelser og saksbehandlingsregler.
4.2 NMBUs nemnd for studentsaker fastsetter selv sin arbeidsform innenfor lovgivningens rammer og disse retningslinjer
4.3 NMBUs nemnd for studentsaker skal normalt fatte første vedtak i en sak innen to måneder etter at saken er mottatt. Dersom saken ikke anses tilstrekkelig belyst ved mottakelsen forlenges fristen med nødvendig tid til å avklare de manglende opplysningene.
4.4 NMBUs nemnd for studentsaker skal påse at saken er tilstrekkelig opplyst før nemnda treffer avgjørelse. NMBUs nemnd for studentsaker kan be den som har brakt saken inn for nemnda om å fremlegge supplerende opplysninger til den enkelte sak, dersom nemnda finner det nødvendig av hensyn til belysning av saken.
4.5 NMBUs nemnd for studentsakers sekretær skal utføre administrative oppgaver, legge til rette for nemndas møter, utarbeide skriftlig presentasjon av saker og skrive referat fra nemndas møter. Sekretæren skal normalt ha fullmakt til å avgjøre praktiske spørsmål om saksforberedelse i nemndas saker, men ikke forhold som kan påvirke realitetsavgjørelser.
4.6 Sekretæren kan avvise saker som klart ikke omfattes av nemndas mandat. Sekretærens vedtak refereres for nemnda. Klage over slike vedtak skal forelegges nemnda til vurdering før eventuell oversendelse til klageorganet.
4.7 Dokumenter for NMBUs nemnd for studentsaker arkiveres i universitetets arkivsystem.
4.8 NMBUs nemnd for studentsaker / nemndas sekretær skal påse at parter og andre får veiledning som fastsatt i forvaltningsloven § 11.
4.9 Nemndas avgjørelser treffes normalt i møte. Nemnda er vedtaksfør når leder eller varamedlem for leder og to andre medlemmer er til stede.
4.10 I saker om nektet innsyn eller andre saker som må avgjøres før nemnda kan komme sammen i møte, kan avgjørelse treffes via elektronisk kommunikasjon, dersom nemnda finner fremgangsmåten forsvarlig.
4.11 Nemnda skal påse at klager som nemnda skal behandle som klageinstans
er vurdert av førsteinstansen før nemnda fatter avgjørelse i saken.
4.12 Den som har partsinteresse i en sak skal normalt gis anledning til å møte for nemnda og fremføre sine synspunkter til saken. Studenten kan møte med advokat eller annen medhjelper på egen bekostning, eller på universitetets bekostning når dette kan kreves etter universitets- og høyskoleloven og salærforskriften.
4.13 NMBUs nemnd for studentsaker leverer årsrapport til universitetsstyret over nemndas virksomhet.
5 Saker basert på klager fra studenter
5.1 Studenters og studiesøkeres rett til å fremme klagesak for NMBUs nemnd for studentsaker forutsetter at klager har rettslig interesse i utfallet av saken.
5.2 Klagesaker fra studenter eller studiesøkere over formelle feil, mangler ved læringsmiljø eller enkeltvedtak om andre forhold skal normalt være åpne, men kan unntas offentlighet, når offentleglovas vilkår er oppfylt.
5.3 NMBUs nemnd for studentsaker kan oppheve innklagede avgjørelser. Nemnda kan fatte nytt vedtak i saker som ikke skal avgjøres av universitetsstyret selv. Ved stemmelikhet avgjøres saken ved leders dobbeltstemme.
5.4 I saker om formelle feil ved undervisning eller ved evaluering av studentprestasjoner kan nemnda fatte beslutning om fornyet eksamen eller fornyet sensur for studenten som har klaget, jf. universitets- og høyskoleloven § 11-9. Nemnda kan ikke endre innholdet i sensuravgjørelser.
5.5 I saker om mangler ved det fysiske arbeidsmiljøet fatter nemnda vedtak om endring av forholdene, med mindre saken innebærer betydelige budsjettdisposisjoner eller hører under arbeidsmiljøutvalget.
5.6 Avgjørelser som er fattet av NMBUs nemnd for studentsaker som klageinstans kan ikke påklages videre.
6 Saker om fusk, annen uredelighet og sanksjoner
6.1 Rektor eller den rektor har gitt fullmakt kan bringe saker inn for NMBUs nemnd for studentsaker til avklaring av om en students forhold omfattes av noen av bestemmelsene i universitets- og høyskoleloven § 12-1 - § 12-8, og i tilfelle få forholdet bedømt. Rektor skal legge frem opplysninger som kan belyse forholdet, så langt opplysningene er kjent eller med rimelighet kan innhentes, og fremme forslag til reaksjon.
6.2 Nemnda skal påse at studenter som kan ilegges tyngende vedtak har mottatt varsel om saken og fått anledning til å forklare seg før nemnda fatter vedtak i saken.
6.3 I sanksjonssaker som universitetet bringer inn for NMBUs nemnd for studentsaker om studenters individuelle forhold, skal normalt alle personopplysninger være unntatt offentlighet. Studenter med beskyttelsesinteresse etter lovgivning om offentlighet kan be nemnda vurdere åpenhet i saksbehandlingen.
6.4 I saker der studenten har rett til å få dekket advokatbistand skal studenten informeres om retten i samsvar med universitets- og høyskoleloven § 12-9 og salærforskriften.
6.5 Studenter som er part i en sak om fusk eller uredelighet og som ikke behersker norsk, kan kreve å få forklare seg for nemnda på engelsk og få nemndas vedtak på engelsk.
6.6 NMBUs nemnd for studentsaker kan vedta sanksjoner i samsvar med bestemmelsene i universitets- og høyskoleloven kapittel 12. Vedtak om utestenging og eventuelt tap av eksamensrett må treffes med minst to
tredels flertall. I tilfelle stemmelikhet ved avgjørelser i sanksjonssaker gjelder det votum som er gunstigst for studenten.
6.7 Enkeltvedtak om sanksjoner, truffet av NMBUs nemnd for studentsaker som første instans kan påklages til Felles klagenemnd, jf. Universitetsl- og høyskoleloven § 14-2 og universitets- og høyskoleforskriften § 8-1. Slik
klage fremmes for nemnda til fornyet vurdering, før eventuell oversendingtil Felles klagenemnd til endelig avgjørelse.
6.8 En student kan bringe endelig vedtak om utestenging, utelukking, uskikkethet og bortvisning inn for domstolsprøving. Søksmål må reises innen tre måneder etter at endelig vedtak er meddelt studenten, jf.
universitets- og høyskoleloven § 12-10.