Personvernerklæring for søkere, studenter, tidligere studenter og ph.d.-kandidater

Her finner du informasjon om hvordan NMBU håndterer personopplysningene dine når du er søker, student, tidligere student og ph.d.-kandidat.

• Hvorfor behandler vi opplysninger om deg som student ved NMBU?

  Formålet med behandlingen av personopplysninger om søkere, studenter, tidligere studenter og ph.d.-kandidater er å ivareta dine rettigheter, for å oppfylle NMBUs oppgaver og plikter som universitet, og for at du skal kunne få og gjennomføre studier.

  Det er nødvendig for NMBU å behandle personopplysningene dine slik at NMBU eksempelvis kan:

  • Tildele søkere studieplass til studieprogram, ph.d.-program, emner og kurs
  • Tilby studenter og ph.d.-kandidater undervisning, eksamen og praksis
  • Rapportere data om søkere, studenter og ph.d.-kandidater til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen.
  • Tilby utveksling til andre studieinstitusjoner i utlandet
  • Gjøre nødvendige vurderinger ved mistanke om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethetsvurdering.

• Behandlingsgrunnlag og hvilke opplysninger vi behandler om deg til de ulike formålene

  Det rettslige grunnlaget for behandlingen av alminnelige personopplysningene om søkere, studenter, tidligere studenter eller ph.d.-kandidater er i personopplysningsloven og personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 og sensitive opplysninger i artikkel 9 nr. 2 og artikkel 88.

  Tildele søkere studieplass til studieprogram, ph.d.-program, emner og kurs

  • Behandlingsgrunnlag:
    - Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. Universitet og høyskoleloven § 1-3, § 3-7 og § 4-15.
  • Hvilke opplysninger vi behandler om deg:
    - Kontaktinformasjon, Opplysninger for sikker identifikasjon, Dokumentasjon av nødvendig kompetanse, Finansieringskilde/finansieringsbevis (ph.d.-opptak), Finansdokumenter, for eksempel bankutskrift eller sponsorbrev (SFM-opptaket), Nødvendig dokumentasjon for ph.d.-prosjekter, Andre nødvendige opplysninger, jf. emnets eller programmets nettsider

  Tilby studenter og ph.d.-kandidater undervisning, eksamen og praksis

  • Behandlingsgrunnlag:
    - Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. Universitet og høyskoleloven § 1-3, § 3-3, § 3-9 og § 4-15.
    - For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5).
    - NMBU krever inn politiattester og gjennomfører løpende skikkethetsvurdering av studenter på lærerstudiet og dyrepleier (fra høst 2024). NMBU kan også starte særskilt skikkethetsvurdering ved forhold som krever oppfølging. NMBU vil kontakte deg dersom det er behov for å vurdere innholdet i en politiattest eller gjennomføre en særskilt skikkethetsvurdering.
  • Hvilke opplysninger vi behandler om deg:
    - Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av eksamen, blant annet eksamensbesvarelser og eksamensresultater.
    - Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av undervisning og arbeidskrav, blant annet innlegg i læringsstøttesystemer og innleverte oppgaver.
    - Lyd og bilde i forbindelse med digital undervisning og eksamen.
    - Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av praksis, blant annet person- og kontaktopplysninger, program- og emnetilknytning, resultater og eventuelle andre forhold som praksisstedet bør kjenne til.
    - Helseopplysninger i forbindelse med ivaretagelse av dine rettigheter.

  Rapportere data om søkere, studenter og ph.d.-kandidater til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen.

  • Behandlingsgrunnlag:
    - Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 7-7 og § 7-8 samt utdanningsstøtteloven § 21 og § 23.
  • Hvilke opplysninger vi behandler om deg:
    - Studenter: Navn, fødselsnummer eller midlertidig fødselsnummer, statsborgerskap, opplysninger knyttet til utdanning, for eksempel studieprogresjon, karakterer og grader
    - For ph.d.-kandidater gjelder i tillegg: opplysninger knyttet til stillingsforhold og finansiering av stillingen, opplysninger knyttet til vitenskapelig publisering

  Tilby utveksling til andre studieinstitusjoner i utlandet

  • Behandlingsgrunnlag: Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og artikkel 9 nr. 2 bokstav a.
  • Hvilke opplysninger vi behandler om deg:
  o Navn, Adresse, E-post, Mobilnummer, passnummer, statsborgerskap
  o Studieopplysninger: navn på studieprogram, karakterutskrift, kopi av vitnemål fra vgs, bekreftelse på språkkunnskaper eller IELTS/TOEFL resultater, motivasjonsbrev for utveksling. Bekreftelse på tilrettelegging. Denne bekreftelsen inneholder ikke informasjon om årsak til tilretteleggingen.

  Gjøre nødvendige vurderinger ved mistanke om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning

  • Behandlingsgrunnlag:
    - Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. Universitet og høyskoleloven §1-3, § 3-7, § 4-7, § 4-8, § 4-9 eller § 4-10
    - Dersom NMBU henter inn opplysninger fra eller sender opplysninger til Register over utestengte studenter (RUST), er det rettslige grunnlaget for behandlingen universitets- og høyskoleloven § 3-7 (8), § 4-8 (1), (2) og (3) eller § 4-10 (3).
  • Hvilke opplysninger vi behandler om deg
    - Nødvendig dokumentasjon for å vurdere saker om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning

• Hvor har vi hentet informasjon om deg fra?

  Informasjonen innhentes fra deg selv som søker, student, tidligere student eller ph.d.-kandidat, og fra instanser slik som Samordna Opptak, Lånekassen, skattemyndigheter, Nav, Folkeregisteret

• Hvordan bruker vi informasjonen om deg?

  Opplysningene blir lagret i Felles Studentsystem (FS) som er det systemet NMBU bruker til studieadministrative data. Søknadsweb og Studentweb og Nominasjonsweb er en del av FS. Vi rapporterer dine opplysninger om studieprogresjon til Database for høyere utveksling.

  I tillegg vil du i egenskap av din status som student eller ph.d.-kandidat ved NMBU ha behov for tilgang til ulike IT-tjenester og -system for å kunne studere. Disse IT-tjenestene lagrer også personopplysninger om deg, men opplysninger lagret avhenger helt av hva tjenesten gjør, og hvilken funksjon du har på NMBU. Mange av disse tjenestene har en brukerprofil på deg for å sikre at du har lovlig tilgang til systemet. Noen tjenester vil også kunne logge din aktivitet av ulike hensyn, slik som sikkerhet og drift.

  Du som student eller ph.d.-kandidat kjenner selv hvilke tjenester du bruker i din hverdag. Dersom du lurer på hvordan disse tjenestene/systemene behandler dine personopplysninger kan du ta kontakt med IT.

• Forekomst av automatisert saksbehandling

  Når du søker om opptak til eller er student ved NMBU, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studieløpet ditt utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det rettslige grunnlag er universitets- og høyskoleloven § 4-15. Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om automatisert saksbehandling.

• Sletting av opplysninger

  Når du slutter ved NMBU mister du tilgang til NMBUs bygninger og IT-system og -tjenester. Etter 90 dager slettes innholdet i e-posten din og på hjemmeområdet ditt. Studentmappen din vil bli gjennomgått og informasjon vi ikke er pålagt ved lov å ta vare på slettes. NMBU vil fortsatt lagre opplysninger som for eksempel at du har vært student hos oss, hvor lenge og hvilke eksamener du har avlagt. Brukernavnet ditt vil ikke slettes fordi NMBU av sikkerhetshensyn ikke resirkulerer brukernavn.

• Dine rettigheter

  Informasjon og innsyn

  Du har krav på å få informasjon om hvordan NMBU behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å gi den informasjonen du har rett på.
  Du har rett til å få innsyn i alle personopplysninger NMBU har registrert om deg og hvordan disse opplysningene blir behandlet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysningene om deg. Retten til innsyn er gratis, og du kan ta kontakt med behandlingsansvarlig for å benytte deg av rettigheten.

  Retting

  Du har rett til å få personopplysninger som vi har lagret om deg rettet dersom de ikke er korrekte, samt å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

  Sletting

  I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om de rettslige vilkårene for å kreve sletting er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

  Begrenset behandling

  I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.

  Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har protestert mot behandlingen, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller har fått vurdert om protesten din er berettiget.

  I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensing av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensing av dine personopplysninger, må vilkårene i personvernforordningen artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensing av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

  Protestere

  Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, altså protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen av personopplysningene dine. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Retten til å protestere er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Hvis du protesterer mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å protestere er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

  Trekke ditt samtykke

  Dersom NMBU bruker samtykke som behandlingsgrunnlag har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke for behandlingen.

  Dataportabilitet

  Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

  Klage til en tilsynsmyndighet

  Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt eller lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen til oss. Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å klage til Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.